Focus afgestemd op uw behoeften

De organisatiescan van Tot en Met is een uitgebreide, eerlijke en heldere analyse van uw organisatie. Aan de hand van deze analyse worden werkbare en duurzame adviezen geformuleerd. De organisatiescan is veelzijdig en flexibel.  Aangepast op o.a. situatie, doelstellingen, budget en tijdlijn. 

Praktijkvoorbeeld: van sneltrein naar stoptrein
Let op! Hieronder volgt een casus om u een gevoel te geven bij de organisatiescan van Tot en Met. Een organisatiescan is maatwerk en zal er voor uw organisatie anders uitzien.

De organisatie in dit voorbeeld heeft in korte tijd een fusie en een overname doorgemaakt. In rap tempo zijn drie organisaties bij elkaar gekomen. In de afgelopen periode zijn ontzettend veel brandjes geblust, maar bestond het gevoel dat er geen tijd was voor duurzame oplossingen. Dit zorgde voor veel onrust binnen de organisatie. De blik ligt al weer op de toekomst, maar hoe staat het er eigenlijk voor? Is er voldoende fundament om verder te bouwen? En als we verder bouwen, hoe en met wie?

Vertragen . . .
Dat zijn vragen die teruggrijpen op de basis. Dit vraagt om vertragen. Vertragen geeft rust en nieuwe inzichten. Het zorgt ervoor dat de volgende stappen goed aansluiten bij de doelstellingen, strategie, en personeel die de uitvoering verzorgt. Dit vertaalt zich in betere resultaten. Niet alleen op het gebied van cultuur, waar de focus op ligt in dit voorbeeld, maar ook op bijvoorbeeld kwaliteit van dienstverlening (zowel de klant als collega's), vitaliteit en werkgeluk personeel en financiën. Vertragen betaalt zich terug. Alleen moet u het lef hebben de sneltrein tijdelijk af te remmen.

Kennismaken
Tijdens een kennismaking op bestuurlijk niveau worden de doelen, scope van het onderzoek en tijdlijn besproken. De primaire focus wordt duidelijk: cultuur binnen de organisatie. Met als doel om vanuit deze basis ruimte te maken voor het (her)inrichten van de organisatie, zodat er op een efficiënte en effectieve manier richting gegeven kan worden op resultaatgebieden. 

Vooronderzoek
Hierna wordt het vooronderzoek gestart waarin de filosofie op papier komt, en/of de filosofie wordt getoetst aan de vooraf gestelde benchmark. De status quo wordt in kaart gebracht en doelstellingen worden verfijnd voor de meest hoge betrouwbaarheid en validiteit.

Dataverzameling
Gesprekken op elk niveau zijn niet weg te denken bij een dergelijk project. Daarnaast wordt veel informatie opgehaald aan de hand van vragenlijsten voor toetsing van de organisatie kernwaarden. Verdiepende vragen geven inzicht in drijfveren, mindset, achtergrond en behoeften. Verschillende structuren (e.g. organogram, systemen, protocollen) worden onder de loep genomen. Overleggen worden bijgewoond en bezoekjes worden gepleegd op diverse afdelingen ter observatie.

Rapportage en adviezen
Adviezen - in dit voorbeeld -  werden geformuleerd binnen de volgende thema's:

• Ontwikkeling en borging cultuur;
• Formatie optimalisatie (e.g. managers, medewerkers, ondersteunende units);
• Communicatie;
• Overlegstructuren;
• Operationeel functioneren;
• Systemen en protocollen.

Het rapport wordt altijd persoonlijk toegelicht.

Vervolg: projectmanagement, coaching of consultancy
Uit het rapport rolden adviezen waarbij het raadzaam was een coach, projectmanager en consultant in te huren. Bij Tot en Met is dit gelukkig dezelfde persoon die reeds de organisatiescan uitgevoerd heeft.

Een coach voor teams en leidinggevenden om de neuzen dezelfde kant uit te krijgen. Een projectmanager om enkele thema gerelateerde projecten in goede banen te leiden. Een consultant voor het verder uitwerken van business cases of houden van periodieke steekproeven.